Cách quản lý thời gian đơn giản của người thành công

Quản Lý Thời Gian

Cách Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát thời gian dành cho các hoạt động cụ thể. Cách Quản lý thời gian tốt cho phép một cá nhân hoàn thành nhiều hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, giảm căng thẳng và dẫn đến thành công trong sự nghiệp

Mỗi người đều có quỹ thời gian công bằng 24h một ngày, nhưng không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian tốt. Có thể bạn không nhận ra, nhưng có rất nhiều chuyện đang chiếm hết thời gian của bạn mà thực chất nó chẳng đáng như thế.

Quản lý thời gian bằng việc xét tiêu chí” khẩn cấp” và “quan trọng”

Trước tiên, cần phân biệt mọi công việc theo tiêu chí “KHẨN CẤP” và “QUAN TRỌNG”. Nói một cách đơn giản, chuyện khẩn cấp là những chuyện có kỳ hạn bắt buộc sắp phải dừng ngay trước mắt (hoặc nói là nước đến chân rồi), còn chuyện quan trọng là chuyện sẽ ảnh hưởng lâu dài.

Chúng ta có thể chia mọi chuyện thành bốn loại: “KHẨN CẤP và QUAN TRỌNG”, “KHẨN CẤP nhưng KHÔNG QUAN TRỌNG”, “QUAN TRỌNG nhưng KHÔNG KHẨN CẤP”, “KHÔNG QUAN TRỌNG cũng KHÔNG KHẨN CẤP”.

quan-ly-thoi-gian
Quản Lý Thời Gian

Chuyện Quan trọng nhưng không cấp bách

Chuyện “QUAN TRỌNG nhưng KHÔNG KHẨN CẤP” thường liên quan đến sự phát triển bản thân lâu dài – điều mà chúng ta lại thường để đó làm việc khác. Để dành thời gian cho mục này, đương nhiên là cố gắng giảm bớt chuyện “KHÔNG QUAN TRỌNG cũng KHÔNG KHẨN CẤP”. Ví dụ như giảm thời gian lướt mạng xã hội để đăng ký một khóa học kỹ năng buổi tối chẳng hạn.

Chuyện tiêu tốn nhiều thời gian nhất, thông thường vẫn là chuyện “KHẨN CẤP nhưng KHÔNG QUAN TRỌNG”. Khi có tình trạng này, hãy xem xét: nếu như bạn liên tục phải “chạy deadline”, “chữa cháy”, thói quen xử lý sự việc của bạn rõ ràng có vấn đề, vì thế mới không ngừng gặp phải rắc rối tương tự. Hoặc bạn đã tiếp nhận chuyện vượt quá khả năng đảm đương nên mới luôn luôn ở trong trạng thái quá tải. Điều bạn cần quan tâm là nâng cao khả năng giải quyết vấn để và hình thành tư duy chiến lược.

Chuyện Khẩn cấp và Quan trọng

Với những chuyện “KHẨN CẤP và QUAN TRỌNG”, bạn cần phải bình tâm suy nghĩ làm sao xây dựng một quy trình thao tác chuẩn, hạn chế rủi ro tối đa. Một ngày không thể có quá 2 việc thuộc trạng thái này, nếu không bạn sẽ lập tức bị rối loạn và áp lực. Hãy xác định công việc chính xác từ đầu: Nếu việc không đến tìm bạn, người cũng không tìm bạn, điều đó cho thấy chuyện này thật ra cũng không phải khẩn cấp quan trọng lắm.

Cuối cùng, bạn nên cố gắng nuôi dưỡng thói quen “xử lý cắt khúc”. Với chuyện KHẨN CẤP, làm phần đầu sớm một chút, hoàn thành 40%, trước khi đến kỳ hạn chỉ còn lại 60% phải làm, khác biệt rất lớn với việc thời gian sắp hết rồi mà cái gì cũng chưa làm. Còn với chuyện QUAN TRỌNG, dù bận rộn và mệt mỏi đến đâu, mỗi ngày đều phải duy trì làm một chút, qua một đoạn thời gian mới thấy hiệu quả rõ rệt.

Danh sách các mẹo cách quản lý thời gian hiệu quả

meo-cach-quan-ly-thoi-gian
Mẹo Cách Quản Lý Thời Gian

Sau khi xem xét lợi ích của quản lý thời gian, chúng ta hãy xem xét một số cách để quản lý thời gian hiệu quả:

1. Đặt mục tiêu chính xác

Đặt mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Sử dụng phương pháp SMART khi đặt mục tiêu. Về bản chất, hãy chắc chắn rằng các mục tiêu bạn đặt ra là S pecific, M có thể điều chỉnh được, A có thể đạt được, độ cao R và T hoàn toàn.

 

2. Ưu tiên một cách khôn ngoan

Phân loại nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và cấp bách. Ví dụ: nhìn vào các nhiệm vụ hàng ngày của bạn và xác định đó là:

  • Quan trọng và cấp bách: Thực hiện các nhiệm vụ này ngay lập tức.
  • Quan trọng nhưng không cấp bách: Quyết định khi nào thực hiện các nhiệm vụ này.
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Ủy thác các nhiệm vụ này nếu có thể.
  • Không khẩn cấp và không quan trọng: Đặt những thứ này sang một bên để làm sau.

 

3. Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ

Đặt các hạn chế về thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ giúp bạn tập trung và hiệu quả hơn. Làm cho nỗ lực thêm nhỏ để quyết định thời gian bạn cần phân bổ cho mỗi nhiệm vụ cũng có thể giúp bạn nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Bằng cách đó bạn có thể lập kế hoạch đối phó với chúng.

Ví dụ, giả sử bạn cần viết lên năm đánh giá kịp thời cho một cuộc họp. Tuy nhiên, bạn nhận ra rằng bạn sẽ chỉ có thể hoàn thành bốn trong số chúng trong thời gian còn lại trước cuộc họp. Nếu bạn nhận thức rõ về thực tế này trước, bạn có thể dễ dàng ủy thác viết một trong những đánh giá cho người khác. Tuy nhiên, nếu bạn không bận tâm kiểm tra thời gian trước các nhiệm vụ của mình, bạn có thể đã không nhận ra vấn đề thời gian của mình cho đến khi chỉ một giờ trước cuộc họp. Vào thời điểm đó, có thể khó khăn hơn đáng kể để tìm ai đó ủy thác một trong những đánh giá và cũng khó khăn hơn để họ phù hợp với nhiệm vụ trong ngày của họ.

quan-ly-thoi-gian-bang-cach-gioi-han-thoi-gian-hoan-thanh
Quản Lý Thời Gian Bằng Cách Giới Hạn Thời Gian Hoàn Thành

4. Nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ

Khi thực hiện nhiều nhiệm vụ mà không nghỉ ngơi, việc tập trung và động lực sẽ khó hơn. Cho phép một số thời gian chết giữa các nhiệm vụ để xóa đầu của bạn và làm mới chính mình. Cân nhắc chợp mắt một lát, đi dạo ngắn hoặc thiền.

 

5. Tự tổ chức

Sử dụng lịch của bạn để quản lý thời gian dài hơn. Viết ra thời hạn cho các dự án hoặc cho các nhiệm vụ là một phần của việc hoàn thành dự án tổng thể. Hãy suy nghĩ về những ngày nào có thể là tốt nhất để dành cho các nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: bạn có thể cần lên kế hoạch một cuộc họp để thảo luận về dòng tiền vào một ngày khi bạn biết CFO của công ty có sẵn.

 

6. Loại bỏ các nhiệm vụ / hoạt động không thiết yếu

Điều quan trọng là phải loại bỏ các hoạt động hoặc nhiệm vụ dư thừa. Xác định những gì là quan trọng và những gì xứng đáng với thời gian của bạn. Loại bỏ các nhiệm vụ / hoạt động không thiết yếu sẽ giải phóng nhiều thời gian của bạn hơn để dành cho những việc thực sự quan trọng.

 

7. Lên kế hoạch trước

Hãy chắc chắn rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn cần làm – những gì cần phải hoàn thành NGÀY NÀY. Hãy cân nhắc việc biến nó thành thói quen, vào cuối mỗi ngày làm việc, tiếp tục và viết ra danh sách của bạn để làm danh sách cho ngày làm việc tiếp theo. Bằng cách đó bạn có thể chạm đất chạy vào sáng hôm sau.

Xem thêm Ý tưởng kinh doanh thu về lợi nhuận khủng bạn có thể làm 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *